Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

2. Rollen und Rechtsgrundlagen

3. Verarbeitungszwecke und Daten

4. Speicherdauer

• Persönliche Kontodaten: bis zur zulässigen Kontolöschung, soweit keine Aufbewahrungspflichten oder erforderlichen Verknüpfungen mit der Teamdokumentation bestehen. Das Ausscheiden einer Person löscht nicht automatisch die Pflegeunterlagen ihres Teams.
• Team-, Bewohner- und SIS-Daten einschließlich Arbeitsverläufen und Revisionen: nach den dokumentierten Weisungen der verantwortlichen Organisation und ihren Aufbewahrungspflichten. Die Datenrückgabe und anschließende Löschung werden gesondert abgestimmt.
• Temporäre Audiodateien: für die angeforderte Transkription. Die reguläre temporäre Kopie wird vor der Übermittlung an den Transkriptionsdienst gelöscht; nach abgebrochenen Vorgängen ist eine zusätzliche Bereinigung erforderlich. Anbieterprotokolle unterliegen den gesonderten Aufbewahrungsbedingungen des Anbieters.
• Sicherungskopien: bis zum Ablauf des jeweils vereinbarten und dokumentierten Sicherungszyklus. Gelöschte Daten dürfen nach einer Wiederherstellung nicht erneut für den normalen Betrieb verfügbar werden; berechtigte Löschungen werden erneut angewendet.
• Abonnement- und Checkout-Daten: für die Vertragsdauer und danach, soweit Abrechnung, Nachweis oder Rechtsverteidigung dies erfordern.
• Rechnungsdaten: sieben Jahre gemäß § 132 BAO, soweit anwendbar.
• Kontaktanfragen: bis zur abschließenden Bearbeitung, anschließend grundsätzlich Löschung innerhalb von sechs Monaten, soweit kein fortbestehender Rechtsgrund vorliegt.
• Sicherheits- und Serverprotokolle: nur so lange, wie sie für Betrieb, Fehleranalyse und Missbrauchsabwehr erforderlich sind.

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Soweit es für die genannten Zwecke erforderlich ist, setzen wir folgende Dienstleister ein:

6. Datenübermittlung in Drittländer

Einige unserer Auftragsverarbeiter haben ihren Sitz in den USA oder setzen globale Infrastrukturen ein (OpenAI, Stripe, Resend, Vercel). Soweit dabei personenbezogene Daten in Drittländer übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage der jeweils anwendbaren Garantien, insbesondere Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO oder eines anwendbaren Angemessenheitsbeschlusses.

Die KI-Unterstützung für Sprache und Text wird derzeit über die globale OpenAI-API-Infrastruktur ausgeführt. Dabei kann eine Verarbeitung außerhalb der EU beziehungsweise des EWR, insbesondere in den USA, stattfinden. Nach Verfügbarkeit eines freigegebenen EU-Projekts wird der jeweils unterstützte Verarbeitungsweg auf den regionalen Endpunkt umgestellt. Eine solche Umstellung setzt die erforderlichen Anbieterfreigaben voraus; sie wird hier nicht als bereits erfolgt dargestellt.

7. Cookies und lokale Speicherung

Wir verwenden Cookies gemäß § 165 TKG 2021 für folgende Zwecke:

• Technisch notwendig: Authentifizierung und Login-Session sowie während der geschützten Vorbereitungsphase der temporäre Website-Zugang (keine Einwilligung erforderlich)
• Analytics: Ausschließlich mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung (Opt-in über Cookie-Banner)

Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit über den Link "Cookie-Einstellungen" im Fußbereich der Website ändern. Einzelheiten finden Sie in der Cookie-Richtlinie.

8. Ihre Rechte (DSGVO)

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunftsrecht (Art. 15): Sie können jederzeit Auskunft über Ihre gespeicherten Daten verlangen.
• Berichtigungsrecht (Art. 16): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
• Löschungsrecht (Art. 17): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen ("Recht auf Vergessenwerden").
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20): Sie können Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erhalten.
• Widerspruchsrecht (Art. 21): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen.
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3): Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter: Kontaktformular

9. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen:

10. Automatisierte Entscheidungen und Datensicherheit

SIS Pilot trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung. Transkripte, Strukturvorschläge und Abschlussinformationen werden von berechtigten Nutzern fachlich geprüft und bewusst freigegeben.

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten angemessen zu schützen:

• SSL/TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
• Passwörter werden gehasht und gesalzen gespeichert
• Row-Level Security auf Datenbankebene
• Regelmäßige Sicherheitsupdates
• Zugriffskontrolle und Authentifizierung

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit aktualisieren. Über wesentliche Änderungen werden wir Sie per E-Mail oder über die Anwendung informieren.